Pages Navigation Menu

"Mejora Tu Gestión... Y Mejorarán Tus Resultados"

¿Qué es un Sistema de Gestion?

¿Qué es un Sistema de Gestion?

¿Que es un SISTEMA de GESTION?

Un Sistema de Gestión es un conjunto de etapas unidas en un proceso continuo, que permite trabajar ordenadamente una idea hasta lograr mejoras y su continuidad.

Se establecen cuatro etapas en este proceso, que hacen de este sistema, un proceso circular virtuoso, pues en la medida que el ciclo se repita recurrente y recursivamente, se logrará en cada ciclo, obtener una mejora.

Las cuatro etapas del sistema de gestión son:

  1. Etapa de Ideación
  2. Etapa de Planeación
  3. Etapa de Implementación
  4. Etapa de Control

Sistema de gestión
Sistema de gestión

Etapa de Ideación:

El objetivo de esta etapa es trabajar en la idea que guiará los primeros pasos del proceso de creación que se logra con el sistema de gestión propuesto.

Existen varias metodologías para lograr refinar la idea. Sin embargo, se recomienda una muy práctica:

Lluvia de ideas o Brainstorming:

Primero se debe generar el máximo de ideas para obtener un amplio espectro de posibilidades en dónde atacar.

El proceso consiste en lo siguiente en que un grupo o una persona, durante un tiempo prudente (de 10-30 minutos), se enfoca en generar o “lanzar” ideas sin restricciones, pero que tengan cercanía con el tema que se está tratando.

Una vez que se tenga un listado adecuado, se procede a analizar las ideas y a pulir su cercanía con lo que realmente se quiere.

La idea central de este proceso es que aquí se debe definir claramente el objetivo perseguido, es decir el “Qué queremos lograr?”. Una vez definido, se procede al “Cómo lograrlo?” y pasamos a la siguiente etapa.

Etapa de Planeación (Planificación):

Dentro del proceso, la planificación constituye una etapa fundamental y el punto de partida de la acción directiva, ya que supone el establecimiento de sub-objetivos y los cursos de acción para alcanzarlos.

En esta etapa, se definen las estrategias que se utilizarán, la estructura organizacional que se requiere, el personal que se asigna, el tipo de tecnología que se necesita, el tipo de recursos que se utilizan y la clase de controles que se aplican en todo el proceso.

Si bien es cierto que el proceso de planificación depende de las características particulares de cada organización, tal como señalan Arnoldo Hax y Nicolás Majluf, dentro de cualquier proceso formal de planificación, existen tres perspectivas básicas comunes: la estrategia corporativa, de negocios y funcional. (Véase el esquema de un proceso formal de planificación estratégica. Fuente: HAX, A. y MAJLUF, N., Estrategias para el Liderazgo Competitivo. De la visión a los resultados”, Editorial Dolmen, 1997, p. 51).

Proceso Formal de Planificacion
Proceso Formal de Planificacion

El proceso de planificación contiene un número determinado de etapas que hacen de ella una actividad dinámica, flexible y continua. En general, estas etapas consideran, para cada una de las perspectivas mencionadas, el examen del medio externo (identificación de oportunidades y amenazas), la evaluación interna (determinación de fortalezas y debilidades), y concluye con la definición de una postura competitiva sugerida (objetivos y metas).

A nivel corporativo, se obtienen como resultado las directrices estratégicas y los objetivos de desempeño de la organización. Además, se determina la asignación de recursos, la estructura de la organización (que se necesita para poner en práctica exitosamente la estrategia definida), los sistemas administrativos y las directrices para la selección y promoción del personal clave.

A nivel de negocios y funcional, los resultados se enmarcan en propuestas de programas estratégicos de acción y programación de presupuestos. Estas propuestas son, finalmente, evaluadas y consolidadas a nivel corporativo.

Etapa de Implementación (Gestión):

En su significado más general, se entiende por gestión, la acción y efecto de administrar. Pero, en un contexto empresarial, esto se refiere a la dirección que toman las decisiones y las acciones para alcanzar los objetivos trazados.

Es importante destacar que las decisiones y acciones que se toman para llevar adelante un propósito, se sustentan en los mecanismos o instrumentos administrativos (estrategias, tácticas, procedimientos, presupuestos, etc.), que están sistémicamente relacionados y que se obtienen del proceso de planificación. (Véase la figura: Esquema de gestión).

Esquema de Gestión
Esquema de Gestión

Etapa de Control:

Para este concepto se han desarrollado varias definiciones (Fuente: CABRERA, E., “Control” [En línea], Monografias.com, [citado en marzo de 2005]. Disponible en www.monografias.com/trabajos14/control/control.shtml), a lo largo de su evolución, sin embargo, todas se centran en la siguiente idea general:

El control es una función administrativa, esencialmente reguladora, que permite verificar (o también constatar, palpar, medir o evaluar), si el elemento seleccionado (es decir, la actividad, proceso, unidad, sistema, etc.), está cumpliendo sus objetivos o alcanzando los resultados que se esperan.

Es importante destacar que la finalidad del control es la detección de errores, fallas o diferencias, en relación a un planteamiento inicial, para su corrección y/o prevención. Por tanto, el control debe estar relacionado con los objetivos inicialmente definidos, debe permitir la medición y cuantificación de los resultados, la detección de desviaciones y el establecimiento de medidas correctivas y preventivas.

Las etapas básicas del control

a. Establecimiento de los estándares para la medición:

Un estándar es una norma o criterio que sirve como base para la evaluación o comparación. Los estándares, deben ser medidas específicas de actuación con base en los objetivos. Son los límites en los cuales se debe encuadrar la organización. Se pueden definir, entre otros, estándares de cantidad, calidad, tiempo y costos.

b. Medición del desempeño:

Tiene como fin obtener resultados del desempeño para su posterior comparación con los estándares definidos. Luego, es posible detectar si hay desvíos o variaciones en relación a lo esperado.

c. Detección de las desviaciones en relación al estándar establecido:

Conocer las desviaciones de los resultados es la base para conocer las causas de éstas. Todas las variaciones que se presenten, en relación con los planes, deben ser analizadas detalladamente para conocer las causas que las originaron. Analizar las razones que dieron origen a las variaciones permite eficiencia y efectividad en la búsqueda y aplicación de soluciones.

d. Determinación de acciones correctivas y preventivas

Se determinan las acciones correctivas para corregir las causas de las desviaciones y orientar los resultados al estándar definido. Esto puede significar cambios en una o varias actividades, sin embargo, cabe señalar que podría ser necesario que la corrección se realice en los estándares originales, en lugar de las actividades.

En términos preventivos, es importante considerar que lo más significativo es encontrar maneras constructivas que permitan que los resultados finales cumplan con los parámetros definidos (anticiparse), y no tan sólo en identificar y corregir los errores pasados.

________________________

Si tienes comentarios o dudas respecto a la información, no dudes en contactarnos en gonzalo@mejoratugestion.com

________________________

21 Comments

  1. Gonzalo! que buen post! me ayudó mucho a refrescar ciertos conceptos y poder aplicarlos en una herramienta que estamos desarrollando con mi equipo.

    Gracias, saludos!

    • Gracias por tu comentario Mara.
      Estoy pensando hacer varios videos con una explicación más aplicada de estos conceptos…
      No dudes que te los enviaré en cuanto ya estén listos…
      Saludos
      Gonzalo V.

  2. wow, se nota que sabes muy bien de lo que estas hablando a parte de tu pasion, te felicito sigue adenlante enriqueciendonos a todos con tus conocimentos y buena vibra. Exitos!!!

    • Yiovana, gracias por tus comentarios.
      Espero contribuir a lo que tu estás haciendo también… pronto habrán más sorpresas interesantes..
      Saludos
      Gonzalo V.

  3. Hola muy bueno tu articulo, mne ayudo a entender algunos porcesos en este momento en la empresa que trabajo estan en este proceso y soy parte del comite de implementacion. Saludos.

    • Hola Arturo, Me da gusto saber que ha sido una contribución para ti.
      Me agradaría mucho que compartieras parte de tu trabajo aquí, porque seguro que podremos darte algunas ideas que te servirán.
      Un saludo
      Gonzalo V.

  4. Solo Para comentarte, Estoy realizando un trabajo para Graduacion

    Los temas que coloque en el trabajo son:

    -Plan de Negocios
    -Investiacion de Mercado
    -Manual de normas de procedimiento y organizacional

    le coloque como tema Sistema de Gestion Inudstrial para METRO EXPRESS( NOMBRE DEL PRODUCTO AL QUE ESTA ENFOCADO)

    NO SE SI TENGA QUE VER CON EL TEMA, EL PROBLEMA ES QUE NO PUEDO CAMBIAR EL NOMBRE, NO SE COMO PODRIA AJUSTAR.

    ESPERO QUE ME PUEDAS AYUDAR.

    TE LO AGRADECERIA UN MONTON.

    SALUDOS…………………………………..

    • Hola Edward,
      Quiero aclararte que un sistema de gestión, tal como se explica, consistiría en desarrollar un modelo que te permita vincular una serie de actividades y encausarlas al cumplimiento de un objetivo…
      Por lo que tú me comentas, lo que estás haciendo tiene más que ver con los pilares del desarrollo estratégico de la compañía…
      Yo te sugeriría algo así como:
      Pilares Estratégicos para Metro Express…

      Espero te sirva!!

      Cualquier otra consulta, no dudes en contactarnos..

      Atentamente,
      Gonzalo V.

  5. Solo muchas gracia por el aporte..

    Saludos desde Iquique · Chile.

  6. Interesante artículo sobre sistema de gestión, ahora bien me ha causado una curiosidad que ojalá me la puedas despejar. Cual sería la diferencia, si es que existe, entre Sistema de Gestión y Modelo de Gestión?
    Saludos.

    • Hola Pablo,
      Usualmente se entiende por sistema de gestión, al gran modelo, o modelo general.
      En otras palabras, al nivel general que se podría tener, conceptualmente serían lo mismo. Sin embargo, también puedes tener modelos de gestión específicos.
      Por ejemplo: puedes desarrollar un modelo de gestión específico para tu biblioteca, o para tu empresa, o para la gestión de tu equipo de ventas, o para el desarrollo de tus nuevos productos, o para la atención de los clientes, etc, y cada uno de ellos estará basado el modelo de gestión general (o sistema de gestión), que acabas de ver.
      De este modo, cada “modelo particular”, tendrá los 4 pasos del gran modelo (o sistema de gestión general), aún cuando cada uno de ellos tendrá sus propias particularidades y especificaciones..

      Cualquier otra consulta, no dudes en contactarnos!!
      Gonzalo V.

  7. que buen post, me ha ayudado a entender todavia mas lo que es un sistema de gestión.
    muchas gracias por esto.

    atte Juan R. Galván.

    • Gracias Juan..
      Encantado de aportar!

  8. Gonzalo, que buen post! Muy claro y realmente me sirvió para ordenar muchos pensamientos. Además quiero agradecerte porque se me vinieron nuevas ideas a la cabeza para agregar a mi producto.
    Nosotros tenemos un sistema de gestión. Ya lo tenemos instalado en varias empresas pero no tenemos nada desarrollado del módulo de gestión.
    Te gustaría aportar tus conocimientos para hacer crecer nuestro producto. A cambio podrámos darte la posibilidad de que vos lo puedas comercializar directametne.
    Podés ver una demo en nuestra web: http://www.qreative.com.ar
    Muchas gracias y un saludo grande!
    Ing. Matías Querel

  9. hola… quisiera saber si ahí alguna referencia bibliográfica para saber donde puedo obtener la metodología que explicaste, lo que pasa es que ando haciendo una tesis y se me hizo muy amigable la metodología

  10. Excelente post !! Justo lo que estaba buscando para realizar una gran aclaratoria en mi trabajo de tesis! Excelente

  11. Excelente post!! Justo lo que estaba buscando para mi tesis! excelente!

  12. Buenos días Gonzalo,
    Tengo una consulta, te comento que estoy trabajando mi tema de tesis para la universidad, mi tema es el manejo de los residuos electronicos en una ciudad, esto involucra la administración o manejo del residuo desde su generación hasata su disposición final, lo he titulado “GESTIÓN DE RESIDUOS …. EN EL DISTRITO DE..”, queria saber si seria correcto llamarlo “sistema de gestión….”
    espero no haber sido confusa.

    Gracias por tu aporte.

  13. hola muy buena informacion pero necesito todas los autores que utilizaste es que estoy haciendo mi trabajo de grado y para colocarla necesito colocarles los autores y el año si puedes responderme y ayudarme te lo agradeceria mucho

  14. Gracias por la informacio.. en verdad me es muy útil.. auqneu deseo preguntar más acerca de este tipo de programas.. ojala pueda escribirme a mi correo..
    bendiciones….

  15. Buenos días
    excelente Gonzalo tus conocimientos que trasmite en este sitio

Trackbacks/Pingbacks

  1. Desarrolla tu negocio por Internet | MEJORA TU GESTION - [...] primeros pasos para desarrollar un negocio por Intenet, basados en el sistema de gestión que les comenté hace unos …
  2. ¿Cuáles son los Primeros Pasos para Desarrollar un Negocio por Intenet? | Vender Más Por Internet - [...] Claramente, “tomar acción” es fundamental en todo proyecto que se emprenda. Sin embargo, para asegurar que las acciones que …
  3. Primeros pasos para desarrollar un negocio por Internet | Blog de MejoraTuGestion - [...] primeros pasos para desarrollar un negocio por Intenet, basados en el sistema de gestión que les comenté hace unos …
  4. Sistema de Gestión | ImaginaTiempoyEspacio.com - [...] resultados y mantener el enfoque sostenido. Nuevamente hoy quiero invitarte a visitar el sitio de Gonzalo Vergara que explica …
  5. Ideación, planificación, implementación y control!!!! | Catalina en Línea - [...] resultados y mantener el enfoque sostenido. Nuevamente hoy quiero invitarte a visitar el sitio de Gonzalo Vergara que explica …
  6. Importancia de la competitividad Empresarial y Profesional para lograr el éxito | Blog de MejoraTuGestion - [...] En tal sentido, es de vital importancia el diseño e implementación de un adecuado sistema de gestión y el …

Leave a Comment

Tu dirección de correo electrónico no será publicada. Los campos necesarios están marcados *

Puedes usar las siguientes etiquetas y atributos HTML: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <strike> <strong>

Spam Protection by WP-SpamFree